ขั้นตอนการขออนุมัติเป็นผู้ส่ง e-Tax Invoice กับกรมสรรพากร
ขั้นตอนการขออนุมัติเป็นผู้ส่ง e-Tax Invoice กับกรมสรรพากร
ขั้นตอนการขออนุมัติเป็นผู้ส่ง e-Tax Invoice กับกรมสรรพากร
หลังจากทำความเข้าใจว่า e-Tax Invoice คืออะไรและเหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่แล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการยื่นขออนุมัติกับกรมสรรพากรเพื่อเริ่มใช้งานจริง หลายคนกังวลว่ากระบวนการนี้ยุ่งยากและซับซ้อน แต่จริงๆ แล้วหากเตรียมเอกสารและทำตามขั้นตอนอย่างเป็นระบบก็ไม่ได้ยากอย่างที่คิดครับ บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนแยกตามระบบที่เลือกใช้อย่างละเอียดครับ
ก่อนเริ่ม เลือกระบบที่จะสมัครให้ชัดเจน
ขั้นตอนการสมัครของทั้งสองระบบแตกต่างกันพอสมควร ดังนั้นก่อนเริ่มต้องตัดสินใจก่อนว่าจะสมัครระบบไหน
- e-Tax Invoice & Receipt เหมาะกับผู้ประกอบการจด VAT ทุกขนาด ไม่จำกัดรายได้ ใช้ Digital Signature
- e-Tax Invoice by Email เหมาะกับ SME รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี ใช้ Time Stamp และสมัครได้ง่ายกว่า
ส่วนที่ 1 ขั้นตอนสมัคร e-Tax Invoice & Receipt
- จัดหา Electronic Certificate
ผู้ประกอบการต้องจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Electronic Certificate จากผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรองก่อนเป็นอันดับแรก โดย Electronic Certificate จะถูกจัดเก็บในอุปกรณ์ Token USB หรือเครื่อง HSM ซึ่งต้องเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานเสมอเมื่อต้องการลงนามในเอกสาร - ติดตั้งโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer
ดาวน์โหลดโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer จากเว็บไซต์กรมสรรพากร etax.rd.go.th และติดตั้งไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ จากนั้นเชื่อมต่ออุปกรณ์ Token USB หรือเครื่อง HSM ที่จัดเก็บใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมนี้ใช้สำหรับยื่นคำขอและลงลายมือชื่อดิจิทัลในเอกสารทั้งหมด - ยื่นคำขอ บ.อ.01 ออนไลน์
ผู้ประกอบการสามารถยื่นคำขอ บ.อ.01 และยืนยันตัวตนด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ผ่านโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer โดยไม่ต้องยื่นเอกสารประกอบการพิจารณาแก่กรมสรรพากร ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการเดินทางไปยื่นเอกสารด้วยตัวเองได้มาก - รอการอนุมัติและเริ่มใช้งาน
เมื่อกรมสรรพากรตรวจสอบและอนุมัติแล้ว ระบบจะแจ้งผลให้ทราบ จากนั้นสามารถเริ่มออก e-Tax Invoice ได้ทันที โดยมีหน้าที่นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนภาษีถัดไป
ส่วนที่ 2 ขั้นตอนสมัคร e-Tax Invoice by Email
- ลงทะเบียนผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร
เข้าเว็บไซต์กรมสรรพากร กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและตรวจสอบข้อมูล จากนั้นแจ้งอีเมลที่ใช้ในการติดต่อกับกรมสรรพากร ควรใช้อีเมลของผู้มีอำนาจลงนามขององค์กรเพื่อให้กระบวนการราบรื่นที่สุด - ยืนยันอีเมลและกรอกแบบฟอร์ม กอ.01
ยืนยันอีเมลที่ลงทะเบียนมาภายใน 7 วันทำการ หรือยื่นคำขอใหม่ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูล จากนั้นพิมพ์เอกสาร กอ.01 และลงลายมือชื่อให้เรียบร้อย - อัปโหลดเอกสารประกอบ
สแกนใบ กอ.01 ที่เซ็นแล้วพร้อมหลักฐานประกอบการสมัคร ได้แก่ หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่นายทะเบียนออกให้ไม่เกิน 6 เดือนนับถึงวันส่งเอกสาร เพื่อนำไปอัปโหลดเข้าเว็บไซต์กรมสรรพากร - รับ Activate Code ทางไปรษณีย์
หลังจากอัปโหลดไฟล์ ระบบจะส่งเอกสารให้กรมสรรพากรพิจารณา หากเอกสารครบถ้วนถูกต้อง กรมสรรพากรจะส่งหนังสือแจ้งไปยังผู้มีอำนาจลงนาม โดยจัดส่งรหัสยืนยัน หรือ Activate Code ทางไปรษณีย์ตามที่อยู่ที่ได้แจ้งไว้กับกรมสรรพากรเพื่อใช้ยืนยันการสมัคร - ยืนยันตัวตนและตั้งค่าอีเมลสำหรับออกเอกสาร
นำรหัสยืนยัน Activate Code ที่ได้รับทางไปรษณีย์ไปยืนยันตัวตนทางเว็บไซต์กรมสรรพากรและกำหนดรหัสผ่านใหม่ภายใน 15 วันทำการ จากนั้นแจ้งอีเมลที่ประสงค์จะใช้สำหรับสร้างและส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
| ขั้นตอน | e-Tax Invoice & Receipt | e-Tax Invoice by Email |
|---|---|---|
| 1 | จัดหา Electronic Certificate | ลงทะเบียนออนไลน์และแจ้งอีเมล |
| 2 | ติดตั้งโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer | ยืนยันอีเมลและกรอก กอ.01 |
| 3 | ยื่นคำขอ บ.อ.01 ออนไลน์ | อัปโหลดเอกสารประกอบ |
| 4 | รอการอนุมัติและเริ่มใช้งาน | รับ Activate Code ทางไปรษณีย์ |
| 5 | — | ยืนยันตัวตนและตั้งค่าอีเมล |
| ระยะเวลาโดยประมาณ | 2-4 สัปดาห์ | 3-5 สัปดาห์ |
สรุป
กระบวนการขออนุมัติ e-Tax Invoice ทั้งสองระบบมีขั้นตอนที่ชัดเจนและทำได้ด้วยตัวเองหากเตรียมเอกสารครบถ้วน สำหรับธุรกิจที่ต้องการความสะดวกและรวดเร็ว การใช้บริการผ่าน Service Provider ที่ได้รับการรับรองเป็นทางเลือกที่ช่วยลดภาระได้มากครับ