รวมคีย์ลัด ใน SAP Business One
ผู้ใช้ SAP Business One ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการคลิกเมาส์ไปทีละเมนู แต่รู้หรือไม่ว่ามีวิธีที่เร็วกว่านั้นมากอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณแล้ว การใช้คีย์ลัดสามารถเพิ่มความเร็วในการทำงานได้ถึง 40% ลดการเคลื่อนไหวของมือระหว่างคีย์บอร์ดและเมาส์ และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง บทความนี้รวบรวมคีย์ลัดที่ใช้บ่อยที่สุดใน SAP B1 แบ่งตามหมวดหมู่ให้นำไปใช้งานได้ทันทีครับ
หมวดที่ 1 คีย์ลัดทั่วไป (General Shortcuts)
คีย์ลัดพื้นฐานเหล่านี้ใช้ได้ในทุกหน้าจอของ SAP B1 ควรจำให้ขึ้นใจเป็นอันดับแรก
| คีย์ลัด | ฟังก์ชันการทำงาน |
|---|---|
| Ctrl + A | สลับไปโหมด Add เพื่อเพิ่มรายการใหม่ |
| Ctrl + F | สลับไปโหมด Find เพื่อค้นหาข้อมูล |
| Ctrl + D | Duplicate เอกสาร รายการ หรือ Card |
| Ctrl + P | พิมพ์เอกสาร รายงาน หรือ Journal Entry |
| Ctrl + B | เปิดหน้าต่าง Document Settings |
| Ctrl + Z | Undo การกระทำล่าสุด |
| Ctrl + Y | Redo การกระทำที่ Undo ไป |
| Ctrl + C | Copy (คัดลอก) |
| Ctrl + V | Paste (วาง) |
| Ctrl + X | Cut (ตัด) |
Ctrl + F สำหรับเข้าโหมดค้นหาและ Ctrl + A สำหรับเพิ่มรายการใหม่เป็นคีย์ลัดที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่รู้จักตั้งแต่การอบรมครั้งแรก แต่คีย์อื่นในหมวดนี้ก็มีประโยชน์ไม่แพ้กัน
หมวดที่ 2 คีย์ลัดสำหรับการนำทาง (Navigation Shortcuts)
| คีย์ลัด | ฟังก์ชันการใช้งาน |
|---|---|
| Tab | เลื่อนไปยังช่อง (Field) ถัดไป |
| Shift + Tab | เลื่อนกลับไปยังช่อง (Field) ก่อนหน้า |
| Alt + [ตัวอักษร] | เข้าถึงเมนูหรือปุ่มที่มีตัวอักษรนั้นขีดเส้นใต้ทันที |
| F1 | เปิดหน้าต่าง Online Help (ความช่วยเหลือออนไลน์) |
| Ctrl + W | ปิดหน้าต่างการทำงานปัจจุบัน |
| Alt + F4 | ปิดโปรแกรม (Exit) |
หมวดที่ 3 คีย์ลัดในตาราง (Table Shortcuts)
คีย์ลัดเหล่านี้ใช้เมื่อทำงานกับตารางรายการสินค้าหรือรายการในเอกสาร
| คีย์ลัด / การกระทำ | ฟังก์ชันการทำงาน |
|---|---|
| Ctrl + I | เพิ่มแถวใหม่ในตาราง (Insert Row) |
| Ctrl + K | ลบแถวที่เลือกในตาราง (Delete Row) |
| Ctrl + M | Duplicate แถวที่เลือก (คัดลอกแถวซ้ำ) |
| Ctrl + L | เปิดรายละเอียดเชิงลึกของแถวนั้น (Row Details) |
| Ctrl + ↑ | Copy ค่าจากช่องด้านบนในตาราง |
| Ctrl + ↓ | Copy ค่าจากช่องด้านล่างในตาราง |
| Double click หัวคอลัมน์ | เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก (A-Z) |
| Alt + Double click หัวคอลัมน์ | เรียงข้อมูลจากมากไปน้อย (Z-A) |
หมวดที่ 4 คีย์ลัดสำหรับเอกสารขายและจัดซื้อ (Sales & Purchasing)
| คีย์ลัด | ฟังก์ชันการทำงาน |
|---|---|
| Ctrl + Y | เปิดหน้าต่าง Payment Means (ช่องทางการชำระเงิน) |
| Ctrl + G | ดู Gross Profit (กำไรขั้นต้น) ของเอกสาร |
| Ctrl + J | เปิด Transaction Journal ที่เกี่ยวข้อง |
| Ctrl + W | เปิด Volume and Weight Calculation |
| Ctrl + Tab (ในช่อง Item) | แสดง Alternate Item (สินค้าทดแทน) |
| Ctrl + Tab (ในช่อง Price) | แสดง Last Prices (ราคาสินค้าล่าสุด) |
| Ctrl + Tab (ในช่อง Quantity) | แสดง Serial Numbers (เลขซีเรียลสินค้า) |
หมวดที่ 5 คีย์ลัดสำหรับการกรอกวันที่ (Date Entry Shortcuts)
คีย์ลัดหมวดนี้ช่วยประหยัดเวลาการพิมพ์วันที่ได้มาก
| สิ่งที่ต้องพิมพ์ + กด Tab | ผลลัพธ์ที่จะได้ |
|---|---|
| * (ดอกจัน) | วันที่ปัจจุบัน (System Date) |
| [วันที่] เช่น พิมพ์ 10 | วันนั้นในเดือนปัจจุบัน (10/เดือนปัจจุบัน/ปีปัจจุบัน) |
| [วัน/เดือน] เช่น พิมพ์ 10/05 | วันที่นั้นในปีปัจจุบัน (10/05/ปีปัจจุบัน) |
| [วัน/เดือน/ปี 2 หลัก] เช่น พิมพ์ 10/05/26 | วันที่ใดก็ได้ตามที่ต้องการระบุเจาะจง |
หมวดที่ 6 คีย์ลัดขั้นสูงที่มักถูกมองข้าม
| คีย์ลัด | ฟังก์ชันการทำงาน |
|---|---|
| Shift + F2 | เปิด Formatted Search (เรียกใช้การค้นหาที่ตั้งค่าไว้) |
| Alt + Shift + F2 | เชื่อมต่อ (Assign) Formatted Search เข้ากับช่องที่เลือก |
| Ctrl + Shift + U | แสดงหรือซ่อนหน้าต่าง User Defined Fields (UDF) |
| Ctrl + Shift + B | เปิดหน้าต่าง Settings สำหรับ User Defined Fields |
| Ctrl + Tab | ใช้สำหรับเลือก Card (BP) ในหน้า Journal Entry |
เคล็ดลับเพิ่มเติม กำหนดคีย์ลัดเองได้
SAP Business One รองรับการสร้างคีย์ลัดส่วนตัวผ่านเมนู Extras แล้วเลือก User Shortcut Keys โดยสามารถกำหนดฟังก์ชัน F Keys ให้เปิดหน้าต่างที่ใช้บ่อยได้โดยตรง และสามารถดูรายการคีย์ลัดทั้งหมดที่กำหนดไว้ได้จากแท็บ List ใน Customize Keyboard Window
นอกจากนี้ อย่าลืมว่าการคลิกขวาในแต่ละหน้าจอจะแสดงเมนู Shortcuts ที่ใช้ได้ในขณะนั้น ทำให้ไม่ต้องจำคีย์ลัดทุกตัวในทีเดียว
วิธีนำไปใช้จริงให้ได้ผล
แนะนำให้จัดการอบรมสั้นๆ รายสัปดาห์เพื่อแนะนำคีย์ลัดให้ทีมงาน และพิมพ์ Cheat Sheet ติดไว้ที่หน้าจอของพนักงานแต่ละคนเพื่อให้อ้างอิงได้ง่าย การฝึกใช้คีย์ลัดทีละกลุ่มแทนการจำทั้งหมดพร้อมกันจะช่วยให้เกิดความคุ้นเคยได้เร็วกว่ามากครับ
สรุป
คีย์ลัดใน SAP Business One ไม่ได้มีไว้สำหรับผู้เชี่ยวชาญเท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่ทุกคนในทีมสามารถเรียนรู้และใช้งานได้ตั้งแต่วันแรก เริ่มจากหมวดทั่วไปก่อน แล้วค่อยขยายไปยังหมวดที่เกี่ยวข้องกับงานของแต่ละคน รับรองว่าภายในหนึ่งเดือนจะเห็นความแตกต่างของความเร็วในการทำงานอย่างชัดเจนครับ